Cách tổ chức một cuộc họp báo trực tuyến ảo và tạo ấn tượng tốt nhất

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tổ chức một cuộc họp báo trực tuyến ảo (Virtual Press Conference) thành công, từ việc chọn nền tảng phù hợp đến cách giữ người tham dự hứng thú và kiểm soát thông điệp. Khám phá các phương pháp hiệu quả để tối ưu hóa cuộc họp báo trực tuyến và tạo ấn tượng mạnh mẽ với khán giả của bạn:

1. Ngân sách hạn chế và khó khăn trong di chuyển: Do ảnh hưởng của đại dịch, nhiều công ty truyền thông đã mất từ 30-50% doanh thu quảng cáo và buộc phải cắt giảm ngân sách. Nhà báo ngày càng gặp khó khăn trong việc tham dự các sự kiện trực tiếp, dẫn đến việc ít nhà báo phải làm việc nhiều giờ hơn.
2. Gia tăng làm việc từ xa: Theo khảo sát của SD Worx, hiện có 27% nhân viên làm việc từ xa, tăng từ 16% trước đại dịch. Điều này cho thấy nhu cầu kết nối trực tuyến ngày càng cao.
3. Lợi ích của sự kiện ảo cho công ty toàn cầu: Các sự kiện IR và PR kết hợp và ảo, như ĐHCĐ và Ngày thị trường vốn, đã trở nên phổ biến hơn vì chúng có thể tiếp cận nhiều người hơn và thuận tiện hơn so với các sự kiện trực tiếp.

Nếu bạn đang cân nhắc tổ chức một cuộc họp báo trực tuyến ảo (Virtual Press Conference), đây là cách bạn có thể thực hiện nó một cách hiệu quả.

Các loại hội nghị trực tuyến ảo (Virtual Press Conference)

1. Hội nghị trực tuyến (Online Conference)

Hội nghị trực tuyến là hình thức giao tiếp từ xa giữa nhiều người qua camera, thường xuyên chia sẻ màn hình và tài liệu trong cuộc họp. Đây là lựa chọn phù hợp cho các cuộc họp nhỏ hơn, tương tự như cuộc họp truyền thống nhưng ở dạng ảo.

2. Phát trực tuyến (Webcast)

Phát trực tuyến là hình thức gần giống với cuộc họp báo hơn, phù hợp với mọi quy mô khán giả. Người dẫn chương trình trình bày qua phát trực tiếp và người tham dự có thể trò chuyện, đặt câu hỏi và tương tác thông qua các tính năng như thăm dò ý kiến và khảo sát.

3. Sự kiện kết hợp (Hybrid Event)

Sự kiện kết hợp diễn ra tại một địa điểm cụ thể, nơi khán giả có thể tham dự trực tiếp nếu muốn, nhưng cũng có thể tham gia từ xa. Đây là sự kết hợp của cả hình thức trực tiếp và trực tuyến.

Ưu điểm của họp báo ảo

1. Định dạng sự kiện linh hoạt

Tính linh hoạt của họp báo trực tuyến giúp bạn chọn định dạng phù hợp nhất với doanh nghiệp và đối tượng mục tiêu. Bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện ảo để tối đa hóa số lượng khán giả tham gia.

2. Lựa chọn địa điểm linh hoạt

Không cần phải thuê địa điểm tốn kém. Khán giả có thể tham gia từ bất kỳ đâu, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Người dẫn chương trình có thể ở bất kỳ đâu, từ văn phòng của bạn, trung tâm hội nghị, đến các studio tùy chỉnh hoặc bất kỳ địa điểm nào trên thế giới.

3. Tiết kiệm chi phí

Tổ chức sự kiện trực tuyến ảo (Virtual Press Conference) giúp tiết kiệm chi phí thuê địa điểm, đồ ăn nhẹ, chi phí đi lại và chỗ ở cho nhân viên. Thay vào đó, bạn sử dụng phương pháp kỹ thuật số để cung cấp thông tin.

4. Dễ dàng cho người tham dự

Cuộc họp báo trực tuyến giúp người tham dự dễ dàng hơn trong việc tham gia, không cần phải di chuyển đến địa điểm cụ thể. Họ có thể tham gia từ bất kỳ thiết bị nào với kết nối internet và tiếp tục công việc nếu có sự chậm trễ.

5. Kiểm soát nhiều hơn

Bạn có thể kiểm soát thông điệp và cách thông tin được truyền tải. Các bản ghi âm và clip có thể được chia sẻ trên trang web và các kênh truyền thông xã hội, giúp bạn duy trì quyền kiểm soát câu chuyện.

Cách lên kế hoạch cho một cuộc họp báo ảo (Virtual Press Conference) thành công

1. Chọn nền tảng phù hợp

Chọn nền tảng phát sóng chuyên nghiệp, chẳng hạn như Company Webcast, để đảm bảo sự an toàn, ổn định và khả năng tương tác. Với chứng nhận ISO (27001) và kinh nghiệm làm việc với các tổ chức lớn, Company Webcast sẽ giúp cuộc họp báo ảo của bạn thành công.

2. Xác định đối tượng khán giả

Xác định ai là người cần nghe thông tin bạn sắp công bố. Với cuộc họp báo ảo, bạn có thể tiếp cận một đối tượng rộng hơn mà không bị giới hạn số lượng người tham dự. Điều này giúp bạn dễ dàng mời những người có ảnh hưởng, kể cả từ nước ngoài.

3. Gửi email mời tham dự

Sử dụng danh sách gửi email và danh bạ liên hệ để quảng bá sự kiện. Đảm bảo email của bạn nổi bật và cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách đăng ký. Theo dõi những người không phản hồi để đảm bảo họ nhận được thông điệp.

4. Tập dượt trước khi phát sóng

Tập dượt giúp người dẫn chương trình hiểu rõ kịch bản và cải thiện các khía cạnh kỹ thuật như bài thuyết trình và slide. Điều này giúp cuộc họp diễn ra mượt mà và tự tin hơn.

5. Kiểm tra công nghệ

Đảm bảo công nghệ phát sóng, micro, ánh sáng và các thiết bị khác hoạt động tốt. Thực hiện thử nghiệm để kiểm tra chất lượng phát sóng và hình ảnh. Đảm bảo người vận hành thành thạo các kỹ thuật cần thiết.

6. Công bố các thông cáo báo chí liên quan

Cung cấp các thông cáo báo chí, tờ thông tin và tài liệu hỗ trợ trước sự kiện để khán giả hiểu rõ hơn về lý do tham dự và tập trung vào nội dung chính của cuộc họp báo.

7. Giữ cho người tham dự hứng thú

Duy trì sự gắn kết bằng cách sử dụng các cuộc khảo sát và thăm dò ý kiến. Điều này giúp bạn nhận phản hồi và giữ cho khán giả quan tâm đến chủ đề chính.

8. Dành thời gian cho các câu hỏi

Đảm bảo có thời gian để các nhà báo đặt câu hỏi và tương tác với người dẫn chương trình hoặc các chuyên gia. Sử dụng chức năng chat hoặc hộp chat để người tham dự có thể gửi câu hỏi.

9. Lưu lại video

Ghi lại sự kiện để những người không thể tham gia trực tiếp có thể xem lại. Công bố video trên YouTube và các mạng xã hội khác để thu hút sự chú ý và tạo nội dung marketing cho doanh nghiệp của bạn.

Bằng cách tổ chức cuộc họp báo trực tuyến hiệu quả, bạn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn mở rộng khả năng tiếp cận và kiểm soát thông điệp của mình một cách tối ưu.