Trong email marketing và cold outreach, thời điểm gửi email có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ mở và phản hồi. Một email được gửi đúng lúc người nhận kiểm tra inbox sẽ có khả năng được đọc cao hơn nhiều so với email gửi vào ban đêm hoặc ngoài giờ làm việc.
Tuy nhiên, nếu danh sách email của bạn trải dài ở nhiều quốc gia, việc chọn thời điểm gửi phù hợp cho tất cả mọi người là điều gần như không thể. Đó là lý do nhiều marketer muốn gửi email theo múi giờ riêng của từng người nhận.
Mặc dù GMass hiện chưa có tính năng native cho việc này, bạn vẫn có thể thực hiện bằng cách kết hợp Google Sheets, GMass và Google Apps Script. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập hệ thống để gửi email vào đúng thời điểm trong múi giờ của từng contact.
Vì sao nên gửi email theo múi giờ người nhận?
Trong các chiến dịch email outreach, thời điểm gửi có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của chiến dịch. Nếu email được gửi đúng lúc người nhận bắt đầu làm việc hoặc kiểm tra inbox, khả năng email được mở và đọc sẽ tăng lên đáng kể.
Ngược lại, nếu email đến vào lúc nửa đêm hoặc ngoài giờ làm việc, nó rất dễ bị bỏ qua hoặc bị đẩy xuống dưới trong hàng loạt email khác. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các chiến dịch cold email hoặc sales outreach, nơi mỗi phản hồi đều có giá trị lớn.
Gửi email theo múi giờ người nhận giúp bạn:
- Tăng tỷ lệ mở email
- Cải thiện tỷ lệ phản hồi
- Tạo cảm giác tự nhiên trong giao tiếp
- Tối ưu hiệu quả chiến dịch outreach toàn cầu
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp sử dụng kỹ thuật này khi gửi email cho khách hàng ở nhiều khu vực khác nhau trên thế giới.
GMass có hỗ trợ gửi email theo múi giờ không?
Câu trả lời là không hoàn toàn.
GMass không có tính năng tự động xác định múi giờ của người nhận. Lý do là hệ thống email gần như không thể biết được múi giờ của một contact cho đến khi họ gửi email phản hồi.
Tuy nhiên, nếu bạn đã có dữ liệu location hoặc múi giờ của contact, bạn vẫn có thể gửi email theo múi giờ riêng của họ bằng cách thiết lập một hệ thống tự động.
Quy trình này bao gồm:
- Chuẩn bị danh sách contact trong Google Sheets
- Thiết lập chiến dịch GMass kết nối với Google Sheets
- Sử dụng Google Apps Script để kiểm tra thời điểm gửi
- Khi đến đúng giờ theo múi giờ của người nhận, email sẽ được gửi
Dù nghe có vẻ phức tạp, phần lớn thao tác chỉ là cấu hình và copy-paste script.
Bước 1: Chọn múi giờ cơ sở cho hệ thống
Trước khi thiết lập hệ thống gửi email theo múi giờ, bạn cần chọn một múi giờ cơ sở (base time zone) cho toàn bộ quy trình.
Hai công cụ cần đồng bộ múi giờ là:
- GMass
- Google Sheets
Ví dụ, bạn có thể chọn múi giờ U.S. Pacific hoặc múi giờ nơi doanh nghiệp của bạn hoạt động.
Thiết lập múi giờ trong GMass
Thực hiện các bước sau:
- Mở GMass Dashboard
- Nhấn biểu tượng Settings
- Tìm mục Time Zone
- Chọn múi giờ mong muốn
- Nhấn Save
Sau khi hoàn tất, hệ thống GMass sẽ sử dụng múi giờ này làm chuẩn khi xử lý dữ liệu thời gian.
Bước 2: Chuẩn bị Google Sheet chứa danh sách contact
Tiếp theo, bạn cần chuẩn bị danh sách email trong Google Sheets.
Ngoài các cột thông tin cơ bản như:
- Name
- Company
Bạn cần thêm 3 cột đặc biệt để hệ thống có thể gửi email theo múi giờ.
Thiết lập múi giờ cho Google Sheets
Trong Google Sheets, hãy đảm bảo rằng múi giờ của file giống với múi giờ đã chọn trong GMass.
Thực hiện:
- Vào File → Settings
- Chọn múi giờ
- Nhấn Save
Việc đồng bộ múi giờ giúp tránh lỗi khi xử lý dữ liệu thời gian.
Thêm các cột cần thiết trong Google Sheet
Bạn cần thêm ba cột sau vào bảng dữ liệu:
| Cột | Chức năng |
| SendDate | Thời điểm gửi email |
| TimeZone | Múi giờ của người nhận |
| IsReady | Trạng thái sẵn sàng gửi |
Lưu ý: Tên cột phải viết chính xác như trên, bao gồm chữ hoa và chữ thường.
Cột SendDate
Cột SendDate chứa ngày và giờ bạn muốn gửi email cho từng người nhận.
Thời gian này được hiểu là thời gian trong múi giờ của người nhận.
Ví dụ:
| SendDate | |
| john@example.com | 09:00 AM |
Nếu contact ở Nhật Bản, email sẽ được gửi lúc 9 giờ sáng theo giờ Nhật.
Cột TimeZone
Cột TimeZone chứa múi giờ của người nhận theo định dạng IANA Time Zone.
Một số múi giờ phổ biến:
| Khu vực | TimeZone |
| Mỹ (Eastern) | America/New_York |
| Mỹ (Central) | America/Chicago |
| Mỹ (Pacific) | America/Los_Angeles |
| Anh | Europe/London |
| Đức | Europe/Berlin |
| Ấn Độ | Asia/Kolkata |
| Nhật Bản | Asia/Tokyo |
| Úc | Australia/Sydney |
Nếu cột này để trống, hệ thống sẽ sử dụng múi giờ mặc định của Google Sheets.
Cột IsReady
Cột IsReady ban đầu để trống.
Khi đến đúng thời điểm gửi email, script sẽ tự động ghi “Yes” vào cột này. Khi GMass phát hiện giá trị “Yes”, email sẽ được gửi ngay lập tức.
Bước 3: Tạo chiến dịch GMass
Sau khi chuẩn bị dữ liệu, bạn có thể tạo chiến dịch trong Gmail.
Kết nối Google Sheet
Trong Gmail:
- Nhấn biểu tượng Google Sheets
- Chọn file danh sách contact
- Thêm bộ lọc GMass:
IsReady=Yes
Điều này đảm bảo rằng email chỉ được gửi khi cột IsReady có giá trị “Yes”.
Thiết lập chiến dịch gửi lặp lại
Tiếp theo, bạn cần thiết lập chế độ recurring campaign.
Trong phần GMass Settings → Schedule, bật:
| Tùy chọn | Giá trị |
| Repeat | Bật |
| Day | Instantly |
| Condition | New |
Thiết lập này giúp GMass liên tục kiểm tra dữ liệu mới trong Google Sheets.
Sau khi tạo chiến dịch, hãy copy Campaign ID vì bạn sẽ cần nó cho bước tiếp theo.
Bước 4: Thiết lập Google Apps Script
Đây là bước giúp toàn bộ hệ thống hoạt động tự động.
Tạo Apps Script
Trong Google Sheets:
- Vào Extensions
- Chọn Apps Script
Sau đó:
- Xóa code mặc định
- Dán script do GMass cung cấp
- Thay YOUR-ID-GOES-HERE bằng Campaign ID
Script này sẽ:
- Kiểm tra thời gian hiện tại
- So sánh với SendDate và TimeZone
- Nếu đã đến thời điểm gửi, cập nhật IsReady = Yes
Ngay khi điều này xảy ra, GMass sẽ gửi email cho contact đó.
Kiểm tra hoạt động của script
Bạn có thể kiểm tra bằng cách:
- Nhấn Run
- Thêm một contact test
- Đặt SendDate là vài phút sau
Nếu hệ thống hoạt động đúng, email sẽ được gửi khi thời gian trùng khớp.
Tự động hóa script bằng Trigger
Để script chạy tự động, bạn cần tạo trigger.
Trong Apps Script:
- Mở Triggers
- Nhấn Add Trigger
Thiết lập:
| Tùy chọn | Giá trị |
| Event Source | Time-driven |
| Trigger Type | Minutes timer |
| Interval | Every 10 minutes |
Điều này giúp hệ thống kiểm tra thời gian mỗi 10 phút.
Bạn cũng có thể chọn:
- 5 phút
- 1 phút
nếu muốn độ chính xác cao hơn.
Mặc dù GMass chưa hỗ trợ trực tiếp tính năng gửi email theo múi giờ của người nhận, bạn vẫn có thể thực hiện điều này bằng cách kết hợp Google Sheets, GMass và Google Apps Script.
Quy trình thiết lập ban đầu có thể hơi dài, nhưng sau khi hoàn tất, bạn sẽ có một hệ thống tự động giúp gửi email đúng thời điểm cho từng contact.
Đối với các chiến dịch outreach quốc tế hoặc danh sách email trải dài nhiều khu vực, việc gửi email theo múi giờ cá nhân hóa có thể tăng đáng kể tỷ lệ mở và phản hồi, từ đó cải thiện hiệu quả tổng thể của chiến dịch email marketing.